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L’Agenda

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Come Funziona L'Agenda di AlexPro:

Una scadenza in AlexPro è il risultato dei seguenti elementi obbligatori messi insieme:

1.Un termine, ossia una data di scadenza e facoltativamente un'ora,
2.Una Pratica,
3.Un Operatore (colui che dovrà eseguire l'attività assegnata)
4.Un'attività da eseguire (chiamata anche "Procedura")

 

La scadenza può contenere, anche, altri dati supplementari:

Una data di provenienza,
Una data di preavviso,
Un luogo di svolgimento dell'attività
Delle annotazioni,
Un colore distintivo di primo piano
Una categoria / priorità rappresentata da un colore distintivo di sfondo

 

Vedi anche:

Gestione delle Memo

 

Come inserire una nuova udienza o un nuovo adempimento:

 

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Il miglior modo per introdurre un'udienza o un adempimento  è quello di iniziare dalla scheda anagrafica della Pratica interessata.

 

Fare clic direttamente sul pulsante Scadenza sulla barra orizzontale
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Oppure, dal menù Gestione, selezionare la voce Nuovo e poi la sottovoce Scadenza
 
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La seguente scheda sarà proposta per compilare i dati necessari:
 

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Il campo “Apri la Scadenza Numero”:

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Questo campo viene utilizzato per visualizzare, modificare o cancellare una scadenza, attraverso il suo numero di registrazione. Il numero di registrazione è dichiarato in tutte le stampe dell’Agenda.

 

Data di Provenienza

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Campo in formato data e ora, con la visualizzazione del giorno della settimana. Questo campo è espandibile, attraverso la linguetta posizionata a destra del campo, per aprire un calendario completo e selezionare la data appropriata.

 
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Data e Ora scadenza:

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La data di provenienza è una data indicativa. Essa serve per indicare all’utente la provenienza della scadenza e, in particolare modo, dell’udienza. Questa data viene compilata automaticamente da AlexPro in caso di rinvio dell'udienza.

 

Il Simbolo della calcolatrice  "Calcola Termini"

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Vedi: Calcolare la Data

Giorni e Data di Preavviso:

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La data di preavviso, fa riferimento alla data in cui l’utente vuole essere avvisato prima della data di scadenza. Il campo "Giorni di preavviso" serve per calcolare la data di preavviso indicando il numero dei giorni richiesti.

I campi “Codice Pratica” e "Oggetto della Pratica":

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Sono due campi che indicano la Pratica per la quale si sta registrando una udienza o un adempimento

Il primo campo, si riferisce al codice / numero della Pratica, mentre il secondo campo si riferisce al suo oggetto. AlexPro attende l’introduzione del codice di una pratica aperta nel campo codice. Si può, comunque, introdurre una parte del codice e premere il tasto “Invio”, per ottenere una finestra di selezione che contiene tutte le pratiche il cui codice contiene tale parte.

È possibile, inoltre, ignorare il campo “Codice Pratica” e passare direttamente al campo “Oggetto della Pratica”, dove è possibile introdurre una parte dell’oggetto della pratica desiderata e premere il tasto “Zoom” Zoom1 per selezionare.

 

(vedi: Ricerca Contestuale)

 

 

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La figura precedente rappresenta la finestra di selezione che appare quando si premere il tasto F4 o si fa clic sul pulsante "Zoom" Zoom

 

Il campo “Denominazione Cliente”:

agenda-cliente

 

La denominazione del Cliente, relativo alla Pratica selezionata, sarà visualizzato automaticamente alla selezione della Pratica stessa.

È possibile utilizzare il campo “Denominazione Cliente” per la ricerca della Pratica richiesta nel seguente modo:

Introdurre la denominazione del cliente o una parte di essa nel campo "Denominazione Cliente";
Fare clic sul pulsante “Zoom” Zoom1 per visualizzare la lista di selezione;
Selezionare il Cliente desiderato e fare clic su “Seleziona”;
Sarà visualizzata, automaticamente, una lista di tutte le Pratiche appartenenti al Cliente selezionato; selezionare la Pratica desiderata e fare clic sul pulsante “Seleziona”.

 

(vedi: Ricerca Contestuale)

 

Elenco “Scadenza Assegnata A”:

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È un elenco di selezione. Di solito, la scadenza è assegnata all’utente stesso; in alcuni casi, però, dove vengono assegnati mansioni da parte di un supervisore, quest'ultimo dovrà selezionare il nome del responsabile al quale sarà assegnato il compito di eseguire tale scadenza.

I campi “Codice Procedura” e "Descrizione Procedura / Attività":

agenda-procedura

Indicare il codice di attività al quale fa riferimento la scadenza in corso. Introdurre il codice completo, oppure una parte di esso, seguita dal tasto “Invio”, per ottenere una lista di tutte le attività che corrispondono al codice o alla parte di esso introdotta.

 

L’attività è ricercabile anche attraverso la sua descrizione; per fare ciò:

 

Introdurre una parte della descrizione dell’attività;
Fare clic sul pulsante “Zoom” Zoom per visualizzare la lista di selezione;
Selezionare l’attività desiderata e fare clic su “Seleziona”.

 

(vedi: Ricerca Contestuale)

È possibile individuare un’attività attraverso il suo tipo, facendo clic sull'etichetta “Attività” per selezionare o inserire una nuova scheda anagrafica di attività.

Il campo Annotazioni:

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è un campo libero per aggiungere dettaglio all'attività selezionata. Cliccando sul menù "Note" si può salvare le annotazioni in un file RTF o incollare annotazioni già pronte da file in formato RTF.

A proposito di questo campo, vedi anche:

Tipi e Colori di Font

Il Glossario

Ottimizzazione del lavoro

 

La casella "Colore di visualizzazione in agenda":

 

Fare clic sulla casella del colore per selezionare il colore desiderato con la quale verrà visualizzata tale scadenza nell'elenco a video delle scadenze. Si può inoltre preimpostare il colore per ogni tipo di scadenza direttamente nella scheda anagrafica delle procedure.

 

agenda-barra-note-colore

La casella "Registra in Outlook":

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Questa casella NON sarà abilitata nel caso in cui la rispettiva opzione non è stata impostata nelle "Impostazioni personali".

 

Attivando questa casella, prima di salvare i dati, consente ad AlexPro di trasferire la scadenza nel calendario di Outlook.

 

Nota Bene: è necessario utilizzare Microsoft Outlook xp o maggiore per poter sfruttare tali caratteristiche dell'agenda di AlexPro.

Osservazioni sull’inserimento delle scadenze:

 

1.L’attività contiene dei parametri che regolano il comportamento di AlexPro. Per maggior dettaglio su tali parametri, vedi: "Procedure"
2.Le attività composte (Macro), sono composte da una serie di attività correlate e saranno inserite dopo aver salvato la scadenza principale, vedi: "Gestione delle Macro Scadenze".

 

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La differenza tra Udienze e Adempimento (o scadenza), sta nella configurazione dell’anagrafica della “Procedura”.

La distinzione tra “Udienze” e “Adempimenti“ comporta quanto segue:

Nella stampa dell’agenda – stile “Agenda Legale” –, verranno esposti i record dell’agenda provenienti da procedure contrassegnate come “Udienze” e non saranno inclusi record relativi ad adempimenti;
Il compimento di una attività inerente una procedura di tipo “Udienza” nell'Agenda, consente l’utilizzo di una prassi guidata di “Rinvio”.
Le attività dell’Agenda di tipo “Udienza”, sono visualizzate in una sezione distinta nella scheda anagrafica della Pratica.

 

 

Vedi anche:

Allineamento Agenda con Outlook

Opzioni Comuni