Navigazione:  Stampe e Consultazioni

Stampa Rapporti

commenti home precedente prossima

Obiettivo

Per ottenere rapporti gestionali analitici o cumulativi, sia a livello di valutazione del tempo delle attività, che a livello di valutazione della situazione monetaria delle Pratiche, dei clienti e/o del fatturato complessivo dello Studio.

Come arrivare:

Per creare rapporti relativi alle movimentazioni finanziarie (spese, onorari, diritti e prestazioni a tempo), selezionare “Rapporti” dal menù laterale sotto la sezione “Stampe”.

clip0581

 

Oppure

 

Menù "Stampe"
Voce "Rapporti"

 

Menù "Stampa Rapporti"

Menù "Stampa Rapporti"

Come funziona:

Scheda di selezione per la stampa delle "Analisi delle Prestazioni"

Scheda di selezione per la stampa delle "Analisi delle Prestazioni"

 

Per ottenere un rapporto di "Analisi delle prestazioni e delle spese" occorre selezionare il tipo di rapporto desiderato, il contenuto del rapporto e la modalità di presentazione di tale rapporto.

 

Selezione del "Tipo" del rapporto richiesto

La selezione del "Tipo" dipende dalla finalità per la quale è richiesto il rapporto di analisi. I vari tipi di rapporto disponibili sono elencati nel quadro "Tipo stampa".

Tipo del rapporto richiesto

Tipo del rapporto richiesto

Un rapporto con "Dettaglio" contiene il dettaglio delle registrazioni una ad una,
Un rapporto del tipo "Totali" o "Riepilogo" contiene somme dei valori secondo il raggruppamento richiesto,
Il "Riepilogo delle Attività Giornaliere" è simile ad un foglio presenze che dimostra il giorno e il numero delle ore addebitate sulle diverse Pratiche, come nella seguente figura:
Riepilogo delle Attività Giornaliere

Riepilogo delle Attività Giornaliere

Il "Riepilogo delle Attività Settimanale" è uguale al precedente ma con totali settimanali delle ore addebitate
Riepilogo delle Attività Settimanale

Riepilogo delle Attività Settimanale

Il "Riepilogo delle Attività Mensile" è uguale ai precedenti ma con totali mensili delle ore addebitate
Riepilogo delle Attività Mensile

Riepilogo delle Attività Mensile

Il rapporto chiamato "Costi Vs. Ricavi" è valido per chi utilizza le registrazioni a tempo come indicatori del costo di gestione delle Pratiche; per maggior dettaglio, vedi: Registrazione del tempo
Rapporto Costi / Ricavi

Rapporto Costi / Ricavi

 

Selezione "Periodo":

clip0590

Il periodo da selezionare per la preparazione del rapporto può essere uno dei seguenti:

1.quello relativo alla data della prestazione. In questo caso il rapporto prenderà in considerazione le registrazioni che hanno la data di prestazione incluso nell'intervallo selezionata
2.quello relativo alla data della fattura. In questo caso il rapporto prenderà in considerazione le registrazioni fatturate durante l'intervallo di date specificato.
3.quello relativo alla data d'incasso. In questo caso il rapporto prenderà in considerazione le registrazioni fatturate ed incassate nell'intervallo specificato.

Quadro "Raggruppamento"

Raggruppare un rapporto significa presentare i dati del rapporto Classificati e Totalizzati secondo un determinato criterio; ad esempio: un rapporto raggruppato per "Cliente" presenta le registrazioni delle prestazioni e delle spese Classificati e Totalizzati Cliente per Cliente.

 

Quadro Raggruppamento

Quadro Raggruppamento

La figura precedente rappresenta un esempio un rapporto raggruppato e totalizzato per "Responsabile", "Pratica" e poi "Tipo Voce".

Esempio Rapporto con Raggruppamento

Esempio Rapporto con Raggruppamento

Criteri di ricerca e di presentazione del rapporto:

Per default, la scheda dei criteri di ricerca è impostata per offrire un Rapporto su tutte le prestazioni e le registrazioni delle spese non ancora fatturate. L'utente, comunque, può filtrare (o stringere) tali parametri per ottenere un Rapporto specifico e personalizzato tramite l'assegnazione di parametri specifici in ogni "Sezione" della scheda.

 

Di seguito saranno esaminati le sezioni della scheda di ricerca per spiegare l'utilizzo e lo scopo di ognuna di loro.

Sezione "Generale"

Rapporto: Sezione Generale

Rapporto: Sezione Generale

clip0612

Nella sezione "Generale" si possono impostare parametri di ricerca relativi allo stato della registrazione, alla sua situazione dal punto di vista di incasso, alla sua natura, al suo tipo e, inoltre, alle informazioni da includere nel Rapporto.

Quadro "Stato"

Tramite tale quadro si possono selezionare le registrazioni "Non fatturati", "Fatturati con Proforma", "Fatturati con Fatture Definitive" o tutte le registrazioni a prescindere dal loro stato.

Anche le registrazioni chiamate "non fatturabili", in quanto rappresentano un mero costo di gestione, potranno essere considerate fatturati o non fatturati, ossia, associati o meno ad una fattura od ad un periodo già fatturato. Quindi, ad esempio se possono chiedere un rapporto su tutte le registrazioni dei ricavi (Fatturabili) e dei costi (non fatturabili) che fanno riferimento ad un periodo fatturato.

Quadro "Incasso"

L'incasso, naturalmente è relativo alla singola fattura e non alla singola registrazione. Ciononostante, la funzione "Rapporti" di AlexPro permette di individuare, ad esempio tutte le registrazioni di prestazioni e/o di spese, svolte da uno o più operatori, fatturati ed anche incassati.

Come si vede dalla figura precedente, il quadro "Incasso" è disabilitato per le richieste delle prestazioni "Non fatturati".

Quadro "Natura"

La natura di una registrazione la distingue da tre punti di vista:

1.a livello di imponibilità (se o meno soggetta all'IVA)
2.a livello giudiziale specialmente per Studi

Quadro "Tipo"

Questo quadro è dedicato alla scelta del tipo di prestazione / spese da analizzare. Quindi, selezionare i tipi da analizzare e deselezionare quelli che ignorare nel percorso di analisi.

Quadro "Includi nel rapporto"

Questo quadro permette di impostare i riferimenti da includere nel rapporto (quindi anche i riferimenti da escludere).

 

Quadro "Includi nel Rapporto"

Quadro "Includi nel Rapporto"

Nell'esempio raffigurato in alto, il risultato della ricerca non apporterà le "Caratteristiche delle prestazioni"; o meglio: la tipologia della prestazione (Diritti, Onorari, Spese, Tempo, Acconti, Imponibile, Esente, Fatturato ecc)

Esempio di rapporto che include le "Caratteristiche delle prestazioni"

Esempio di rapporto che include le "Caratteristiche delle prestazioni"

Sezione "Contatti"

Aggiungere Contatti Specifici

Aggiungere Contatti Specifici

 

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su un un numero specifico di contatti.

 

Per selezionare i contatti da considerare nelle analisi:

Digitare una parte del nome del contatto (che può essere un cliente oppure un corrispondente)
Fare click sul pulsante "Zoom"
Zoom1
Selezionare il nominativo desiderato dall'elenco che apparirà successivamente
E fare click sul pulsante "Aggiungi".
Il nominativo selezionato verrà aggiunto alla lista sottostante.
Ripetere tale procedura per tutti i nominativi da includere per le analisi richieste.

 

Per rimuovere un nominativo dalla lista:

Selezionare il nominativo nella lista
Fare click sul pulsante "Rimuovi"

 

Dal campo "Ruolo dei nominativi selezionati" selezionare il ruolo desiderato, solo se si desidera ottenere le Analisi delle Prestazioni relativi ad un nominativo che non occupa il ruolo di Cliente in una serie di Pratiche. Ad esempio, tale meccanismo è molto utile per consultare le prestazioni addebitate su un numero di pratiche appartenenti ad uno specifico Corrispondente, Referente, Capo Gruppo ecc.

Sezione "Classi e Categorie"

Rapporti: Sezione Classi e Categorie

Rapporti: Sezione Classi e Categorie

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una Classe specifica di contatti.

Sezione "Operatori"

Rapporti: Sezione Operatori

Rapporti: Sezione Operatori

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su uno o più operatori in qualità di "Titolare della Pratica" e/o  assegnatario della prestazioni.

Sezione "Pratiche"

Rapporti: Sezione Pratiche

Rapporti: Sezione Pratiche

Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una o più pratiche.

 

Attraverso tale quadro, si può selezionare di effettuare le analisi su:

Le Pratiche "Aperte". In questo caso non saranno considerate le Pratiche "Chiuse"
Tutte le pratiche, quindi, chiuse e aperte.
Le Pratiche "Chiuse". In questo caso non saranno considerate le Pratiche "Aperte"

Per determinare un gruppo specifico di pratiche:

Introdurre il codice nel piccolo campo successivo all'etichetta "Pratica", oppure una parte dell'oggetto e fare click sul pulsante "Zoom" Zoom1
Selezionare la Pratica desiderata dall'elenco che apparirà successivamente
E fare click sul pulsante "Aggiungi".
La Pratica selezionata verrà aggiunta alla lista sottostante.
Ripetere tale procedura per tutte le Pratiche da considerare nelle analisi richieste.

Per rimuovere una Pratica dalla lista:

Selezionare la Pratica desiderata nella lista
Fare click sul pulsante "Rimuovi"

Per determinare un gruppo specifico di pratiche tramite "Tipo" e "Materia":

Sono, inoltre, disponibili - nella stessa sezione "Pratica" - altre due sotto sezioni per la selezione di un gruppo omogeneo di Pratiche che condividono la stessa "Materia" e/o lo stesso "Tipo".

Sezione "Voci e Tariffa"

Rapporti: Sezione Voci Tariffa

Rapporti: Sezione Voci Tariffa

Sezione "Studio"

 

Rapporti: Sezione Studio

Rapporti: Sezione Studio

 

Da questa sezione è possibile specificare lo Studio / la Filiale

Sezione "Avanzata"

 

Rapporti: Sezione "Altro"

Rapporti: Sezione "Altro"

 

Da questo sezione è possibile aggiungere ulteriori parametri per limitare il risultato del rapporto ad una specifica situazione:

Introdurre il numero dei giorni nella casella "Ultima fattura da oltre" per limitare il risultato del rapporto alle Pratiche non fatturate da oltre tale numero di giorni
Il campo On+Di+Sp fa riferimento al totale Onorario + Diritti + Spese. Introdurre un importo in tale casella per limitare il risultato della consultazione alla Pratiche cui totale Onorario+Diritti+Spese supera (>=), minore o uguale a (<=), uguale (=) oppure diverso (<>) dall' importo introdotto.
La lista successiva contiene due scelte ( E / O ) e vengono utilizzati per specificare la condizione di ricerca desiderata. Ad esempio On+Di+Sp >=500 O Valore Tempo >= 1200 (vale a dire che il risultato delle analisi deve includere le Pratiche cui totale Onorario + Diritti + Spese è uguale o maggiore di 500,00 Euro OPPURE  le Pratiche cui totale delle prestazioni a tempo supera o uguale a 1.500,00 euro.
Il quadro denominato "Altro:" da la possibilità all'utente di AlexPro di introdurre un titolo diverso di quello prodotto dal programma; ad esempio:  AlexPro attribuisce il seguente titolo standard ad uno specifico stile di stampa  "Totale Registrazioni Per Responsabile" mentre l'utente vuole che sia "Prestazioni per Collaboratore". In tal caso, sarà necessario salvare la ricerca con il nome "Prestazioni per collaboratore" e spuntare la casella "Sostituisce il titolo del rapporto con il nome del modello di ricerca". Inoltre, in entrambi i casi (titolo standard o titolo personalizzato) è possibile aggiungere un sottotitolo personalizzato nel campo "Sottotitolo di Stampa"