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Allineamento Agenda con Outlook

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Obiettivo:

L'obiettivo di questa operazione è importare appuntamenti ed attività registrate in Outlook nell'Agenda di AlexPro, e viceversa

Gli elementi che saranno importati potranno essere:

Appuntamenti o Attività inseriti direttamente dall'utente stesso in Outlook o nel suo Palmare sincronizzato a sua volta con Outlook,
Appuntamenti o Attività trasferiti dall'Agenda di AlexPro ad Outlook e al dispositivo sincronizzato con Outlook

Come arrivare:

AlexPro
Fai clic su Menù Strumenti
Seleziona "Sincronia Calendari"

 

sincronia-calendari

Come Funziona:

Il primo utilizzo di questa fase:

Al primo utilizzo di questa fase, AlexPro chiederà l'impostazione dei parametri necessari per il corretto trasferimento dei dati da Outlook all'Agenda di AlexPro e viceversa, quindi la finestra di gestione che sarà attivata, presenterà i seguenti campi da compilare:

 
impostazione-outlook-commercialisti

 

Si deve indicare le due procedure da utilizzare per registrare gli elementi importati da Outlook:

Nel primo campo, si deve indicare una procedura già presente nell'anagrafica delle Procedure di Agenda che abbia il contrassegno "Intervento" o "Appuntamento". (vedi "Lavorare con le Procedure")
Nel secondo campo, si deve indicare una procedura già presente nell'anagrafica delle Procedure di Agenda che NON abbia il contrassegno "Intervento" o "Appuntamento". (vedi "Lavorare con le Procedure")
Fai clic sul pulsante "Applica" per memorizzare l'impostazione

 

AlexPro utilizzerà la prima Procedure per registrare le scadenze provenienti dal Calendario degli Appuntamenti di Outlook. Utilizzerà, invece, la seconda Procedura per registrare le scadenze provenienti dall'elenco delle Attività di Outlook.

 

clip0507
Outlook 2003


 

Come allineare (sincronizzare) l'Agenda tra Outlook e AlexPro

Assicurati di aver correttamente impostato i parametri richiesti nella sezione "Impostazione"; vedi spiegazione precedente.
Assicurati di avere Outlook attivo prima di iniziare,
Fai clic sul pulsante "Connetti a Outlook" per dare la possibilità ad AlexPro di leggere il calendario e le attività registrate in Outlook,
Consenti l'accesso di AlexPro ad Outlook se tale consenso ti sarà chiesto da Outlook, vedi figura seguente.
 
 

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Attendi la lettura dei dati.
La fine della lettura sarà segnalata da AlexPro tramite l'attivazione del pulsante "Aggiorna AlexPro".
 
sincronia-outlook
 
AlexPro importa tutti gli elementi presenti in Outlook che abbiano una data di scadenza uguale o maggiore dall'ultima data di allineamenti dati.
Per modificare la data dell'ultimo allineamento: clicca sulla scheda "Impostazioni", imposta la data secondo le esigenza, clicca su applic e torna sulla scheda "Acquisitzione Dati"
Intervieni manualmente sugli elementi presentati nella nel "Riepilogo delle scadenze estratte da Outlook" per impostare l'azione da applicare:
per ignorare l'elemento,
per considerarlo "già effettuato" o meno, e/o
per associare l'elemento alla rispettiva Pratica.

 

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Per ignorare, o impedire, l'importazione di uno degli elementi presentati nell'elenco, fai clic sulla casella presente nella colonna "Ignora"
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Per indicare la Pratica relativa alla scadenza presente nella lista, di solito indicata con il punto interrogativo, clicca sulla rispettiva cella, indica una parte dell'oggetto o del codice della Pratica richiesta e premi il tasto F4 dalla tastiera.
 
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Per cambiare la "natura" della scadenza  da Appuntamento a Scadenza o viceversa, spunta o meno la casella presente nella colonna  Intervento
Per indicare che l'attività presente nella lista come attività già svolta spunta la rispettiva casella presente nella colonna "Fatto"
 
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La presenza di un numero nella colonna "Rif. AlexPro", cioè "Riferimento della rispettiva registrazione in AlexPro", indica che la scadenza è stata principalmente originata da AlexPro stesso. L'assenza di tale riferimento, invece, indica il contrario; cioè, che la scadenza è stata generata da Outlook o dal dispositivo sincronizzato con Outlook. Per tutte le righe che non hanno un numero di riferimento nella colonna "Rif. AlexPro", sarà sempre necessario indicare la relativa Pratica nella colonna "N°. Pratica".
In presenza di un numero di riferimento - originato precedentemente da AlexPro - è possibile fare un doppio-clic sul numero direttamente per visualizzare il dettaglio della scadenza.
Per effettuare l'allineamento, fare clic sul pulsante "Aggiorna AlexPro".

Osservazioni:

AlexPro non importa appuntamenti o attività precedenti al 01/01/1980 o successivi al 31/12/2120

Aggiorna Outlook da AlexPro:

Questa procedura consente il trasferimento delle scadenze dell'utente collegato ad AlexPro (oppure di tutti gli utenti di AlexPro) in Outlook
Per trasferire tutte le scadenze di tutti gli utenti di AlexPro, si deve attivare la casella "Esporta scadenze di tutti"
esporta-scadenza-tutti
Tutte le scadenze non ancora compiute saranno trasferite ad Outlook, secondo le impostazioni personali (vedi: Impostazioni personali)

 

Vedi anche:

Impostazione della Procedura di Agenda per la registrazione in Outlook nel capitolo "Lavorare con le Procedure"
Opzione "Registra in Outlook" durante l'inserimento delle scadenze nell'Agenda nel capitolo "Lavorare con l'Agenda"