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Le Procedure

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Vedi anche:

Che cos'è una Procedura

Chi può Gestire le Procedure

Procedure Semplici

Procedure Composte

Per visualizzare la lista delle procedure (le attività) dell’agenda

Fare clic sull'icona "Procedure"  dal menù laterale, oppure selezionare dal menù Anagrafe la voce "Procedura Agenda".

 

Una procedura risponde alle seguenti domande:

1.Quale dicitura dovrà essere portata nell’agenda all’introduzione di un codice di abbreviazione. Per esempio, per il codice “APP” verrà riportata la dicitura "Appuntamento";
2.Se l’introduzione della procedura nell’agenda di AlexPro dovrà o meno implicare l’introduzione della stessa nel calendario di Outlook®;
3.Se questa procedura è relativa ad un’attività giudiziale, oppure è relativa ad un adempimento;
4.Se la procedura è una semplice procedura, oppure una scadenza complessa (pianificata) che comporta delle attività prima della data di scadenza e altre dopo tale data;
5.Se lo svolgimento o l’introduzione della procedura comporta un effetto economico da addebitare alla relativa pratica, e come.

Per inserire Nuova Procedura

Se la lista delle procedure e aperta al momento basterebbe cliccare sulla icona nuovo Nuovo in alto a sinistra dello schermo.

Si può anche selezionare nuova procedura dal menu anagrafe.

 

La scheda anagrafica della Procedura è suddivisa in due Sezioni:

Sezione Dati Base dell'Attività

proc-prof

 

 

Completare i dati come segue:

a.Introdurre un codice ed una descrizione dell’attività. Il codice è un dato obbligatorio alfa-numerico. Ogni procedura dovrà avere un codice unico.
b.Impostare il tipo di attività (Intervento o simile);
c.Specificare se l’attività dovesse risultare in Outlook (necessita la presenza di Microsoft Outlook 2000 o superiore)
d.Specificare se l’attività dovesse essere pubblicata su una calendario pubblico di Microsoft Exchange Server;
e.Facoltativamente, si può indicare un colore che contraddistingue le scadenze che utilizzano questa procedura. Il colore standard è il nero. Indicando un colore diverso, la scadenza apparirà in tale colore sia nelle liste a video sia nella stampa su carta. Il colore della scadenza non ha alcun effetto sulle scadenze esportate in outlook.
f.Impostare il comportamento del software, nel caso il giorno di scadenza coincidesse con un giorno non lavorativo, selezionando (dalla lista) una delle quattro opzioni disponibili:
Posticipa la scadenza al primo giorno lavorativo successivo
Anticipa la scadenza al primo giorno lavorativo precedente
Chiedere all'utente
Lascia la scadenza com'è
g.Impostare l'effetto "Parcellazione" relativo alla scadenza. L'azione che una attività può produrre, potrà essere una dei seguenti azioni:
Nessun effetto sulla parcella
L'Inserimento della prestazione in parcella dopo aver svolte l'attività scadenzata. In questo caso in questo caso si deve indicare la voce di tariffa che dovrà essere applicata di conseguenza in parcellazione.
L'Inserimento della prestazione in parcella subito dopo aver inserito la scadenza in agenda. Anche in questo caso in questo caso si deve indicare la voce di tariffa che dovrà essere applicata di conseguenza in parcellazione.

Per selezionare la voce di tariffa che dovrà applicare, indicare una parte del codice o della descrizione della voce e fare clic sul pulsante zoom per selezionare la voce desiderata.

h. Si può indicare, inoltre, una procedura diversa da attivare dopo aver effettuato la procedura in corso di impostazione. Questo significa che la scadenza registrata nell'agenda utilizzando, ad esempio, la procedura "A" può essere seguita da una procedura "B" dopo aver svolto / effettuato l'attività relativa alla procedura "A".

Per selezionare la procedura che dovrà applicare, indicare una parte del codice o della descrizione della procedura e fare clic sul pulsante zoom per selezionare la procedura desiderata.

g.Allo svolgimento di ogni scadenza si possono creare documenti auto-compilati secondo uno specifico modello al fine di informare il cliente dell'avvenuto svolgimento dell'attività o per qualsiasi altro motivo. Per ottenere tale meccanismo, indicare nella scheda anagrafica della procedura il nome del modello da utilizzare per generare il documento desiderato. Tale documento sarà auto-compilato da AlexPro, in base al modello indicato, con i dati della relativa pratica.
h.Salvare l’impostazione, facendo clic sul pulsante Salva salva_continua (o premendo il tasto [F7]).

Sezione Regole / Macro

Questa sezione non è visibile al primo inserimento della scheda. Si deve creare prima la scheda anagrafica della procedura, e poi aprirla per poter gestire le regole.

 

Per gestire le regole, aprire la scheda grafica della procedura, fare clic sul pulsante modifica Edit, i poi clic sulla sezione "regole / macro".

procedure-iso

 

Per comporre la lista delle regole

Dalla lista "procedura pianificata" selezionare la procedura da includere,
Impostare il numero dei giorni prima dei quali si dovrà registrare la scadenza relativa a tale attività indicando il segno meno prima del numero.
in alternativa indicare il numero di giorni dopo i quali si dovrà registrare la scadenza relativa a tale attività senza indicare il segno prima del numero.
Indicare il numero di giorni necessari per il preavviso e fare clic sul pulsante "aggiungi alla lista".
Per eliminare una riga, selezionare la riga e fare clic sul pulsante "elimina la procedura selezionata".
Per rettificare una riga nell'elenco, selezionare la riga, cambiare l'impostazione dei giorni o dell'attività e fare clic sul pulsante "rettifica selezione".

Come modificare una scheda anagrafica di una procedura:

Con la lista delle procedure visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare.
Fare clic sul pulsante modifica Edit,
Apportare le modifiche desiderate e fare clic sul pulsante "salva" salva_continua oppure salva e chiudi.

Per eliminare una scheda anagrafica di una procedura:

Con la lista delle procedure visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da eliminare.
Fare clic sul pulsante Modifica image171;
Fare clic sul pulsante Elimina image173;
Confermare l’eliminazione.

 

Non si possono eliminare procedure già utilizzate per l'inserimento di scadenze nell'agenda in AlexPro. Prima a di poter eliminare la scheda anagrafica della procedura si deve eliminare tutte le scadenze che utilizzano tale procedura, anche se le scadenze sono già effettuate.

Sezione Avanzate:

procedure-avanzate

 

Questa sezione permette di "programmare" il "comportamento" di AlexPro riguardante la relativa Procedura; sia per la fase successiva all'inserimento dell'Attività nell'Agenda sia per la fase successiva al compimento di tale Attività in Agenda.

Questo quadro determina la relazione tra lAttività inserita in Agenda e il suo valore a livello monetario e/o al livello di tempo speso per il suo svolgimento. Si può impostare ogni Procedura per creare un effetto monetario e/o di tempo da registrare: o dopo aver svolto lattività o al momento dellintroduzione dellAttività in Agenda. AlexPro non introduce la prestazione in modo completamente automatico, bensì presenta il modulo già preparato per linserimento della prestazione secondo limpostazione della Procedura utilizzata.

 

Quadro "Effetti in Parcellazione"

Questo quadro determina la relazione tra lAttività inserita in Agenda e il suo valore a livello monetario e/o al livello di tempo speso per il suo svolgimento. Si può impostare ogni Procedura per creare un effetto monetario e/o di tempo da registrare: o dopo aver svolto lattività o al momento dellintroduzione dellAttività in Agenda. AlexPro non introduce la prestazione in modo completamente automatico, bensì presenta il modulo già preparato per linserimento della prestazione secondo limpostazione della Procedura utilizzata.

 

procedure-avanzate-parcellazione

 

procedure-avanzate-parcellazione-1

 

In questo quadro è possibile impostare la voce di tariffa da addebitare relativamente all'attività svolta o da svolgere:

Impostare l'Azione a "nessuna" se non si deve addebitare  alcun che
Selezionare "Abilita dopo averla completata" per abilitare l'avviamento dell'inserimento di una o più prestazioni al compimento dellattività in Agenda
Selezionare “Abilita al momento dellinserimento” per abilitare l'avviamento dell'inserimento di una o più prestazioni subito dopo aver introdotto lattività in Agenda

Quadro "Procedura da attivare.."

procedure-avanzate-procedura

 

In questo quadro è possibile assegnare unaltra procedura per linserimento di nuove attività una volta computa lattività inerente la procedura in corso.

Per selezionare la procedura da attivare, introdurre il codice o la descrizione click sul rispettivo pulsante Zoom e selezionare la procedura desiderata.

Quadro "Documento da compilare ..."

procedure-avanzate-documento

 

AlexPro permette di avviare un processo di compilazione automatico di un nuovo documento informativo al compimento di qualsiasi attività (scadenza); se la procedura utilizzata per tale attività è preimpostata tramite il presente quadro.

Quindi, dopo avere segnato la scadenza come “Effettuata”, troverà nellelenco delle azioni da fare il pulsante per avviare la compilazione automatica del documento informativo.

Si può selezionare uno specifico modello da collegare ad una determinata procedura, oppure la voce “__SFOGLIA__” per poter scegliere al momento il modello da una cartella diversa.

 

Quadro "Rinnovo"

procedure-avanzate-rinnovo

Quadro "Microsoft Exchange"

procedure-avanzate-exchange