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Lavorare con AlexPro4Outlook

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Come Funziona:

La barra di strumenti di AlexPro4Outlook ol4ax_salva (si trova all'interno di Microsoft Outlook) permette di svolgere le seguenti operazioni:

1.Operazioni di archiviazione elementi Outlook (Messaggi e Contatti)
2.Operazioni di invio di posta elettronica utilizzando la Rubrica dei Contatti di AlexPro e gli allegati archiviati nelle Pratiche

 

La barra degli strumenti AlexPro4Outlook

La barra degli strumenti AlexPro4Outlook

alexpro4outlook-bar-01
1.Operazioni di archiviazione degli elementi di Outlook:
Archiviare un messaggio di posta elettronica inviato o ricevuto tra i documenti di una determinata Pratica in AlexPro,
Copiare una scheda di un Contatto registrato nella Rubrica di Outlook, nell'anagrafica dei Contatti di AlexPro

Per archiviare un messaggio di posta elettronica tra i documenti di una determinata Pratica:

Selezionare il messaggio da salvare in AlexPro, e fare clic sulla icona "Salva in AlexPro" ol4ax_salva. L'elemento selezionato può essere un messaggio di posta elettronica, inviato o ricevuto oppure un Contatto dalla Rubrica di Outlook.
In caso di archiviazione di un messaggio: AlexPro4Outlook tenterà di individuare il contatto dalla rubrica dei contatti di AlexPro utilizzando l'indirizzo di posta del mittente  (in caso di un messaggio ricevuto) o l'indirizzo di posta del destinatario (in caso di un messaggio inviato). Se l'indirizzo di posta del mittente / destinatario è registrato nella rubrica dei contatti di AlexPro, all'utente sarà proposto il nome del contatto e le rispettive sue pratiche; in caso contrario, sarà chiesto all'utente di specificare la Pratica o il Contatto tramite una finestra dedicata (vedi figura seguente)
 
Selezione della Pratica o del Contatto

Selezione della Pratica o del Contatto


 
Selezionare la modalità di archiviazione del messaggio
Collegato alla Pratica: per salvare una copia del messaggio (allegati inclusi) nella cartella di rete dedicata alla Pratica sul disco centrale;
Integrato: per salvare una copia del messaggio (allegati inclusi) all'interno della Pratica stessa e NON sul disco fisso.
Selezionata l'opzione "Collegato" l'utente potrà selezionare la cartella nella quale desidera salvare il messaggio. Inoltre, è possibile - in questo caso - aggiungere una nuova cartella alla Pratica e selezionarla.
Modificare il nome del messaggio, se necessario, e fare click sul pulsante "OK"
 
Selezione della tipologia di archiviazione del messaggio

Selezione della tipologia di archiviazione del messaggio


 

nota Nota Bene: in ogni caso l'originale del messaggio ricevuto o inviato rimane comunque all'interno di Microsoft Outlook e NON viene spostato.

 

2.Operazioni di invio di posta elettronica:

Preparazione di un messaggio di posta elettronica da indirizzare ad uno o più contatti di una determinata Pratica:

Fare clic sulla icona "Nuova email" ol4ax_newMail dalla barra degli strumenti di AlexPro4Outlook
Selezione della Pratica o del Contatto

Selezione della Pratica o del Contatto


 
Indicare la Pratica, oppure il Contatto, utilizzando la scheda denominata "Assegnazione pratica", utilizzando gli stessi metodi di ricerca validi in AlexPro, e fare clic sul pulsante OK
Selezionare i nominativi che saranno inclusi nelle caselle "A", "CC" e "CCN" del messaggio email
Fare clic sul pulsante "Imposta" per creare il messaggio.
Scheda di selezione dei destinatari

Scheda di selezione dei destinatari

nota Nota Bene: I nominativi e gli indirizzi di posta che saranno visualizzati sono quelli relativi ai Contatti registrati nella Pratica selezionata.

 

L'utilizzo dei modelli già preparati per l'invio di posta elettronica:

L'utilizzo dei modelli per l'invio della posta elettronica, in particolar modo per i messaggi rapidi di comunicazione (come ad esempio un invito, una conferma di appuntamento ecc), è un ottimo elemento di "Risparmio Tempo".

Lamp

Il modello sostituisce la redazione ripetitiva dei messaggi tipici o consueti.

Un modello può essere preparato utilizzando Outlook stesso oppure utilizzando Microsoft Word. Per maggior dettaglio sulle nozioni fondamentali per la creazione dei modelli; vedi: Modello Microsoft Word
Un taglio del documento che mostra l'impostazione dell'area dedicata ai dati del destinatario.

Un taglio del documento che mostra l'impostazione dell'area dedicata ai dati del destinatario.

Utilizzare il pulsante sfoglia, presente nella finestra di selezione destinatari, per indicare il modello da utilizzare per l'invio del messaggio.
Attivare la casella di controllo denominata "In formato HTML" per indicare che il modello selezionato sarà utilizzato per la spedizione di un messaggio di posta elettronica in formato HTML.
 

ol4ax_modello_html

Sezione "Allegati":

Nella sezione allegati, sono presenti tutti i documenti e le Fatture emesse archiviati nella Pratica selezionata. Si può selezionare uno o più documenti e/o una o più fatture per allegarli al messaggio di posta elettronica, attivando le rispettive caselle di controllo di ogni documento o fattura.

 

Selezionare i documenti e/o le fatture da allegare al messaggio di posta elettronica.

Selezionare i documenti e/o le fatture da allegare al messaggio di posta elettronica.