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La Scheda Anagrafica della Pratica

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La scheda anagrafica

La scheda anagrafica della Pratica è composta, inizialmente (al momento dell'inserimento) da due sezioni:

1.La sezione "Generale" per l'inserimento dei dati di base
2.La sezione "Riferimenti" per l'inserimento di riferimenti personalizzati

 

I campi obbligatori da compilare sono:

il campo Cliente,
i campi "Responsabile" e "Titolare", se esistono più di un operatore nella tabella "Operatori",
il campo "Studio" in caso di gestione multistudio

scheda_pratica_prof1

Descrizione dei campi da compilare:

Il campo “Codice o Numero”:

Un codice alfanumerico (unico ed irripetibile) che identifica la pratica. Il valore di questo campo, può essere inserito direttamente dall’Utente, oppure lasciato vuoto per essere creato automaticamente da AlexPro. (Facendo clic sul pulsante image45, il programma suggerisce il codice successivo). L’Utente è libero di stabilire il criterio di codifiche delle pratiche; tutti i caratteri sono ammessi, ad eccezione dei seguenti: (%,?,’,*).

Il codice della pratica rappresenta una chiave per la ricerca della pratica in tutte le fasi del programma (Prestazioni, Agenda, Fatturazione, Stampe ecc.), ma non è l’unica chiave. La pratica potrà essere ricercata comunque attraverso altri elementi, come il nome del Cliente, il nome della Controparte, l’Oggetto, ecc.

Descrizione delle icone che si trovano a destra del campo "codice":

apri_duplica

 

Il campo “Data apertura”:

Rappresenta la data di apertura della pratica. Questo campo potrà essere compilato manualmente, quindi introducendo giorno/mese/anno, oppure attraverso la scelta dal calendario abbinato al campo, facendo clic sul pulsante collocato nel lato destro del campo image26.

 

Il campo “Cliente”:

Corrisponde al nominativo del Cliente principale nella pratica. Sarà comunque possibile inserire altri nominativi, una volta creata la scheda della nuova pratica.

Introdurre una parte della denominazione del Cliente e fare clic sul pulsante "Zoom" image46, (oppure premere il tasto [F4]) per selezionare il nominativo dall'elenco dei contatti). Per introdurre un nuovo nominativo, invece, fare clic sul pulsante "Nuovo" image53 posizionato a destra della casella di testo.

 

Scheda_Pratica_Prof_1

 

 

Il campo "Contatto Collegato" - Amministratore:

Questo campo è denominato "Amministratore" nella figura precedente; ciononostante l'utente può  selezionare un ruolo diverso da attribuire al nominativo introdotto in questo campo.

 

Le regole (di selezione o introduzione) precedentemente menzionate per quanto concerne il campo Cliente, si applicano anche sul presente campo, salvo il fatto che la compilazione di questo campo non è obbligatoria.

Per poter selezionare un ruolo diverso per il nominativo introdotto, fare clic sul pulsante image50 e selezionare

Menu_Parte_Prof

Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere trovate anche attraverso il nome della Controparte.

N.B: Per inserire altre parti relative alla pratica, vedi: Sezione Parti

 

Campo “Oggetto”:

E' un campo che riassume la Pratica stessa (come ad esempio "risarcimento danni", "recupero crediti" "sinistro stradale" ecc...). Nella presenza del nome della Controparte, AlexPro suggerisce automaticamente il nome della pratica nel formato "Nome del Cliente / Nome della Controparte"; in caso contrario, è l’utente che introduce l’oggetto della pratica.

Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere ricercate anche attraverso il loro oggetto o una parte di esso.

Campo “Descrizione”:

È un campo descrittivo aggiunto all’oggetto e potrà essere utilizzato appunto per descrivere al meglio la pratica.

Durante la compilazione di questo campo, l’utente può selezionare la formattazione del carattere e del paragrafo a piacere. Per maggiori informazioni sulla formattazione e sul controllo ortografico, vedi i capitoli “Formattazione del Testo” e “Il Controllo Ortografico”.

 

Campi “Responsabile” e “Titolare”:

Il Responsabile è il professionista che cura principalmente una pratica all'interno dello Studio.

Il Titolare, invece, è il responsabile della gestione della pratica oppure colui che l’ha acquisita. Il professionista titolare della pratica, sarà proposto nella fase di fatturazione come titolare della fattura. Inoltre, questi due campi potranno essere utilizzati sia nella ricerca delle pratiche che nelle stampe delle analisi e delle statistiche.

Per assegnare un Responsabile o un Titolare ad una pratica è necessario inserire prima le schede anagrafiche Operatori, poi sarà sufficiente fare clic sul pulsante a destra image47 per avere l'elenco completo.

 

Campo “Valore (Euro)”:

Rappresenta il valore monetario della pratica. Tale campo viene utilizzato da AlexPro per l’applicazione delle tariffe a scaglioni nella fase Prestazioni.

 

Campo “Posizione”:

Tale campo è inteso come ubicazione fisica della pratica, ma potrà essere utilizzato liberamente dall’utente per altri scopi.

Il campo Posizione rende più rapida e facile la ricerca e l’individuazione della pratica sia a livello fisico che a livello logico. Non esiste una tabella da gestire relativa alle posizioni, ma è un campo da gestire manualmente introducendo parole o codici che abbiano significato particolare per l’utente stesso: ad esempio, I0115 potrà essere un codice che indica che la pratica si trova nel primo piano, stanza 01 scaffalatura 15.

 

Campo “Tipo”:

La tabella Tipi Pratiche dovrà essere compilata prima di assegnare un Tipo ad una pratica.

Il campo Tipo Pratica corrisponde ad una sua tipologia definita dall’utente stesso, quindi non ci sono peculiarità standard da applicare. Il Tipo delle pratiche può essere, ad esempio: stragiudiziale, collegio sindacale oppure pareri, consulenza periodica ecc. Il Tipo della pratica non dovrebbe essere confuso con la Materia della pratica.

L’utilizzo del campo Tipo è finalizzato al raggruppamento delle pratiche sotto tipologie diverse. Tale raggruppamento sarà di grande utilità nelle fasi di stampa, di analisi gestionali e analisi del fatturato.

Inoltre, il Tipo definisce l’azione da fare all’apertura di una qualsiasi pratica di tale modello, in forma di scadenza o di registrazione di attività e spesa.

Il Tipo, inoltre, consente di gestire informazioni relative ad esso inerenti. Ad esempio, una pratica di tipo “incidente stradale”, potrà gestire campi d’informazioni relative al luogo del sinistro, al nome della compagnia assicurativa, ai dati delle polizze assicurative e così via; mentre una pratica di tipo “recupero crediti”, potrà gestire campi d’informazioni relative al totale, alla tipologia e all’età del debito. I campi di input personalizzati nella pratica vengono stabiliti nella scheda anagrafica del tipo della pratica.

Per assegnare un Tipo ad una pratica, selezionare quello desiderato facendo clic sul pulsante image52; per introdurne uno nuovo, fare clic sul pulsante new situato a destra dell’elenco e fare clic su <Aggiungi>.

 

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Per maggiori Informazioni, vedi il capitolo Tabelle Tipi.

 

Campo “Materia”:

Il campo Materia si riferisce ad una delle materie trattate dallo Studio (ad esempio Diritto Internazionale, Proprietà Intellettuale, Controversie Civili, ecc).

Per assegnare una Materia ad una pratica, fare clic sul pulsante image52; per introdurne una nuova, fare clic sul pulsante image53 situato a destra dell’elenco e fare clic su <Aggiungi>.

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La compilazione di questo campo è facoltativa, ma ha importanza nell’analisi del fatturato e delle prestazioni in generale, dove è possibile ottenere statistiche relative alle prestazioni, oppure al fatturato classificato per materia.

 

Elenco “Studio / Filiale”:

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Questo campo sarà attivo solo se:

si utilizza l'Edizione Enterprise,
è stata attivata la gestione "Studi Multipli" dall'Amministrazione di AlexPro
 
 

La selezione dello Studio o della Filiale da questo elenco attribuisce la titolarità della Pratica allo Studio selezionato.

 

Di conseguenza:

Avranno diritto di accesso a questa Pratica solo gli Utenti appartenenti allo Studio selezionato (vedi: Gestione Utenti)
La Pratica può essere fatturata solo dallo Studio selezionato e da operatore appartenente a tale Studio
Le Fatture, le Proforma e le Note Credito avranno un numero progressivo autonomo relativo allo Studio selezionato
Le attività in agenda, le registrazioni finanziarie ed i documenti relativi a questa Pratica saranno visibili solo agli utenti appartenenti allo Studio selezionato

Vedi anche: Gestione Utenti

 

Campo “Ultima Parcella”:

È un campo gestito automaticamente da AlexPro ed è riservato al numero, al tipo e alla data dell’ultima parcella emessa relativa alla pratica in corso di visualizzazione. Questo campo, quindi, non è modificabile dall’utente.

Campo "Prossimo Intervento":

è un campo di solo lettura e viene automaticamente aggiornato da AlexPro e rappresenta la data del prossimo (o l'ultimo) Intervento / Appuntamento inserito nell'agenda.

Campo “Data di Chiusura”:

Tale campo dovrà essere attivato e compilato (inserendo la data della chiusura della pratica), al momento dell’archiviazione della pratica stessa. Attivando il campo Data di Chiusura, si porta la pratica dall’elenco delle pratiche aperte all’elenco delle pratiche chiuse. Una pratica chiusa non è più fatturabile, nè gestibile attraverso le fasi Prestazioni e Scadenze.

All’attivazione del campo “Data di Chiusura”, AlexPro effettuerà una verifica ed avviserà l’utente in caso di esistenza di prestazioni o spese non ancora fatturate.

Una pratica chiusa può essere riaperta disabilitando il campo data di chiusura.

Area“Revisione”:

Alcune pratiche potranno essere soggette a revisione perché si trovano in uno stato di fermo per un lungo tempo. In ambienti lavorativi vasti, con un grande numero di professionisti e di pratiche, la pianificazione delle revisioni potrebbe essere fondamentale. (vedi anche “Pratiche Ferme” e “Stampa Pratiche raggruppata per Revisore”).

Il campo “Revisione” rappresenta lo stato di revisione della pratica, sia fisicamente che a livello informatico. Lo stato di revisione della pratica ha due possibili valori:

1.Da revisionare: in questo caso, si dovrebbe selezionare il revisore dall’elenco;
2.Revisionate: in questo caso, viene indicato il revisore e la data di revisione.