Navigazione:  Gestione degli Utenti

Gestione Filiali / Studi Multipli

commenti home precedente prossima

Gestione Studi Multipli (o Filiali)

Obbiettivo:

L'obiettivo della gestione delle sezioni è quello di dare la possibilità di gestire diverse filiali o aree dello Studio (ad esempio, Roma e Milano), diverse sezioni dello stesso studio (ad esempio: sezione legale e sezione tributaria) oppure abilitare il Software per gestire più di un singolo professionista sullo stesso database. Ogni Studio / Filiale, è gestito in modo completamente autonomo, sia a livello di appartenenza delle pratiche che a livello di gestione delle scadenze, delle prestazioni e del fatturato.

 

Cosa offre l'abilitazione della gestione delle sezioni in AlexPro:

Un numero progressivo autonomo delle Fatture, Proforma e Note Credito  per ogni Studio / Filiale;
Limitazione della visibilità e gestione delle Pratiche, delle scadenze, delle registrazioni delle prestazioni e delle Parcelle solo agli utenti appartenenti al rispettivo Studio / Filiale;
la possibilità di associare ad ogni utente uno o più Studi / Filiali.

 

Nota Bene: La parola utente riferisce a chi utilizza il Software AlexPro. Lo stesso è riferito, in altre parti di questa guida, come "Responsabile" oppure "Operatore"; le tre parole fanno riferimento alla stessa persona gestita nella "Anagrafe Operatori"

Come arrivare:

La gestione "Studi Multipli" è una fase incorporata nella scheda di gestione degli utenti, nel menu a tendina "Studi Multipli", spuntando la voce "Abilita gestione studi multipli"

 

Nota Bene: è assolutamente Sconsigliabile attivare tale opzione, se non sussiste la necessità di suddivisione delle  Pratiche su "Studi Multipli" o Filiali. L'abilitazione di tale gestione avvia la suddivisione Irreversibile delle Pratiche su diversi Studi e sarà necessario associare uno o più Studi ad ogni utente dello studio.

Come funziona:

Per gestire gli "Studi Multipli", fare clic sul menù "Studi Multipli", presente sul modulo di gestione utenti.
 

Il modulo per la gestione è il seguente:
 

clip0114

 

Nota Bene: Almeno DUE Studi / Filiali debbono essere presenti per dare senso all'attivazione di tale caratteristiche del Software.

 

Per introdurre un nuovo Studio o una nuova filiale, fare clic sul pulsante <Nuovo>, digitare la Sigla che dovrà indicare lo Studio o la Filiale e premere il tasto INVIO.
Per eliminare una delle sigle, fare clic sul pulsante <Elimina> e confermare l'azione.
Per rinominare una sigla, fare clic sul pulsante <Rinomina>, introdurre il nome desiderato e premere INVIO.
Per chiudere il modulo di gestione, fare clic sul pulsante <Chiudi>.

Osservazioni:

Non sarà possibile eliminare Studi / Filiali per i quali esistono utenti, pratiche o parcelle associati.
Gli utenti abilitati all'accesso a più Studi, debbono selezionare la sezione per ogni richiesta di parcella o di stampa di un rapporto.
Gli elenchi delle Pratiche e delle Fatture, visualizzati da utenti abilitati a più di uno Studio, includeranno le Pratiche e le Fatture degli Studi per i quali sono stati abilitati.
I numeri dei documenti emessi (Fatture / Proforma / Note Credito) saranno preceduti dalla sigla dello Studio / Filiale mittente.

 

Come associare gli utenti ai diversi Studi:

 

Dopo aver creato i diversi Studi (o filiali, aree o settori) sarà necessario associare ogni "Operatore" ad uno o più Studi. Tale associazione, in fatti, è proprio l'assegnazione del diritto di accedere alle Pratiche di tale Studio o di tale filiale. Continueranno, comunque, ad applicarsi le regole relative al "Livello Trust" discusso nel precedente articolo "Gestione Utenti".

 

Come funziona:

Seleziona il nominativo dell'operatore dall'elenco
Fai doppio clic per aprire la sua scheda anagrafica
Fai clic sulla sotto-scheda "Membro di"
 
amministrazione-utenti-filiali

 

Seleziona lo Studio dalla lista denominata "Sezioni disponibili" e fai clic sul pulsante con il segno "<" per aggiungere la selezione alla lista denominata "Membro di" sul lato sinistro.
Continua ad eseguire la stessa operazione se necessario per creare una relazione di appartenenza tra l'operatore ed altri Studi,
Lo stesso utente amministratore, che sta eseguendo questa operazione deve appartenere a TUTTI GLI STUDI
Quando un utente è membro di più di un solo Studio, si deve selezionare dalla lista "Membro di" lo Studio che sarà di maggior accesso all'utente in corso di gestione, e fare clic sul pulsante "Imposta Sezione Predefinita"
Queste operazioni debbono essere eseguite per ogni operatore (utente) presente nella lista degli utenti.

 

Nota Bene:

Solo un utente Amministratore potrà eseguire queste operazioni,
Un utente che non appartiene ad una sezione non sarà in grado di accedere ad alcun dato relativo a tale sezione,
L'archivio anagrafico dei contatti, rimane sempre visibile da tutti gli utenti di AlexPro, di qualsiasi Livello Trust e di qualsiasi Studio.

 

Vedi anche:

La Scheda Anagrafica delle Pratica

Gestione degli Operatori

Chi può Gestire gli Operatori

Gestione Operatori

Livelli di Accesso al Programma

Eliminare la Scheda Operatore

Gestione Utenti