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Gestione Studi Multipli (o Filiali)
Obbiettivo:
L'obiettivo della gestione delle sezioni è quello di dare la possibilità di gestire diverse filiali o aree dello Studio (ad esempio, Roma e Milano), diverse sezioni dello stesso studio (ad esempio: sezione legale e sezione tributaria) oppure abilitare il Software per gestire più di un singolo professionista sullo stesso database. Ogni Studio / Filiale, è gestito in modo completamente autonomo, sia a livello di appartenenza delle pratiche che a livello di gestione delle scadenze, delle prestazioni e del fatturato.
Cosa offre l'abilitazione della gestione delle sezioni in AlexPro:
| • | Un numero progressivo autonomo delle Fatture, Proforma e Note Credito per ogni Studio / Filiale; |
| • | Limitazione della visibilità e gestione delle Pratiche, delle scadenze, delle registrazioni delle prestazioni e delle Parcelle solo agli utenti appartenenti al rispettivo Studio / Filiale; |
| • | la possibilità di associare ad ogni utente uno o più Studi / Filiali. |
| • | La possibilità di avere una numerazione diversa delle pratica per ogni sezione / studio |
Nota Bene: La parola utente riferisce a chi utilizza il Software AlexPro. Lo stesso è riferito, in altre parti di questa guida, come "Responsabile" oppure "Operatore"; le tre parole fanno riferimento alla stessa persona gestita nella "Anagrafe Operatori"
Come arrivare:
Amministrazione AlexPro
Nota Bene: è assolutamente Sconsigliabile attivare tale opzione, se non sussiste la necessità di suddivisione delle Pratiche su "Studi Multipli" o Filiali. L'abilitazione di tale gestione avvia la suddivisione Irreversibile delle Pratiche su diversi Studi e sarà necessario associare uno o più Studi ad ogni utente dello studio.
Come funziona:
Per abilitare gli "Studi Multipli", attivare la casella "Abilita la gestione delle sezioni in AlexPro", come dalla seguente figura:
Nota Bene: Almeno DUE Studi / Filiali debbono essere presenti per dare senso all'attivazione di tale caratteristiche del Software.
| • | Per introdurre un nuovo Studio o una nuova filiale, fare clic sul pulsante <Nuovo>, digitare la Sigla che dovrà indicare lo Studio o la Filiale e Click su Salva Modifiche. |
| • | Per eliminare una delle sigle, fare clic sul pulsante <Elimina> e confermare l'azione. |
| • | Per rinominare una sigla, fare clic sul pulsante <Rinomina>, introdurre il nome desiderato e premere INVIO. |
| • | Per chiudere il modulo di gestione, fare clic sul pulsante <Chiudi>. |
Osservazioni:
| • | Non sarà possibile eliminare Studi / Filiali per i quali esistono utenti, pratiche o parcelle associati. |
| • | Gli utenti abilitati all'accesso a più Studi, debbono selezionare la sezione per ogni richiesta di parcella o di stampa di un rapporto. |
| • | Gli elenchi delle Pratiche e delle Fatture, visualizzati da utenti abilitati a più di uno Studio, includeranno le Pratiche e le Fatture degli Studi per i quali sono stati abilitati. |
| • | I numeri dei documenti emessi (Fatture / Proforma / Note Credito) saranno preceduti dalla sigla dello Studio / Filiale mittente. |
Come associare gli utenti ai diversi Studi:
Dopo aver creato i diversi Studi (o filiali, aree o settori) sarà necessario associare ogni "Operatore" ad uno o più Studi. Tale associazione, in fatti, è proprio l'assegnazione del diritto di accedere alle Pratiche di tale Studio o di tale filiale. Continueranno, comunque, ad applicarsi le regole relative al "Livello Trust" discusso nel precedente articolo "Gestione Utenti".
Come funziona:
| • | Seleziona il nominativo dell'operatore dall'elenco |
| • | Fai doppio clic per aprire la sua scheda anagrafica |
| • | Fai clic sulla sotto-scheda "Membro di"
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| • | Seleziona lo Studio dalla lista denominata "Sezioni disponibili" e fai clic sul pulsante con il segno "<" per aggiungere la selezione alla lista denominata "Membro di" sul lato sinistro. |
| • | Continua ad eseguire la stessa operazione se necessario per creare una relazione di appartenenza tra l'operatore ed altri Studi, |
| • | Lo stesso utente amministratore, che sta eseguendo questa operazione deve appartenere a TUTTI GLI STUDI |
| • | Quando un utente è membro di più di un solo Studio, si deve selezionare dalla lista "Membro di" lo Studio che sarà di maggior accesso all'utente in corso di gestione, e fare clic sul pulsante "Imposta Sezione Predefinita" |
| • | Queste operazioni debbono essere eseguite per ogni operatore (utente) presente nella lista degli utenti. |
Nota Bene:
| • | Solo un utente Amministratore potrà eseguire queste operazioni, |
| • | Un utente che non appartiene ad una sezione non sarà in grado di accedere ad alcun dato relativo a tale sezione, |
| • | L'archivio anagrafico dei contatti, rimane sempre visibile da tutti gli utenti di AlexPro, di qualsiasi Livello Trust e di qualsiasi Studio. |
Utilità:
Fase non è ancora attiva.
Vedi anche:
La Scheda Anagrafica delle Pratica
Gestione degli Operatori
Chi può Gestire gli Operatori
Gestione Operatori
Livelli di Accesso al Programma
Eliminare la Scheda Operatore
Gestione Utenti
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