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Cos'è l'auto-composizione

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Che cos'è l'Autocomposizione?

L'automcomposizione è la compilazione automatica, da parte di AlexPro, di un documento (Word, Outlook o Excel), che contiene "Campi" variabili da compilare.

 

Per meglio spiegare questa funzionalità, supponiamo, semplicemente, che:

Per spedire una lettera accompagnatoria della fattura sarà sempre necessario introdurre i seguenti dati nella lettera:

1.La data odierna,
2.I dati anagrafici del destinatario (nome, indirizzo, cap, città, provincia e nazione),
3.Il numero del Fax del destinatario,
4.L'oggetto della lettera,
5.Il numero della Fattura,
6.La data della Fattura,
7.L'importo netto complessivo della Fattura,
8.La data entro la quale si deve quietanzare la Fattura
9.Il nome della persona che firmerà  la lettera
10.Un testo standard.

 

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Tutti questi dati sono già presenti in AlexPro, quindi, e sono disponibili e reperibili facilmente all'interno dei documenti utilizzati frequentemente; come ad esempio i documenti creati con Microsoft Word, Outlook e/o Excel.

 

Per semplificare il lavoro, alla persona che dovrà preparare questa lettera per ogni fattura, prepareremo un modello di documento che sarà sempre il punto di partenza per generare nuove lettere di questo tipo, senza dover aggiungere, manualmente, quasi niente nel documento:

 

1.Con Microsoft Word, creeremo un nuovo documento vuoto,
 

 

Documento Word Vuoto

Documento Word Vuoto

 

 
 

2.Aggiungeremo l'intestazione delle pagine e le pie di pagina, per impostare il logo ed i dati dello Studio,
 
Esempio Intestazione prima pagina

Esempio Intestazione prima pagina


 
3.Creeremo una parte dedicata alla "Data" del documento, utilizzando le funzionalità presenti nella barra degli strumenti di AlexPro4Word:
 
 
Barra degli strumenti di AlexPro4Word

Barra degli strumenti di AlexPro4Word

 

Selezionando "Inserisci campo" e poi, "Generale", "Data Odierna"

Selezionando "Inserisci campo" e poi, "Generale", "Data Odierna"

 

Il campo "Data" apparirà in questo modo all'interno del modello Word.

Il campo "Data" apparirà in questo modo all'interno del modello Word.

 

 

4.Immetteremo, ora, un segnaposto per indicare ogni singolo dato relativo al destinatario della lettera
a.Ci posizioniamo nella zona che sarà dedicata all'indirizzo del destinatario della lettera:
b.Faremo clic sulla icona "Inserisci campo" dalla barra degli strumenti di AlexPro4Word
c.Selezioneremo, rispettivamente, forma di cortesia, ragione sociale, indirizzo, cap, città, provincia, nazione e numero fax; cliccando per ogni campo il pulsante "Inserisci" per inserire il segnaposto nella posizione selezionata all'interno del documento
d.La zona dedicata all'indirizzo del destinatario nel documento word, sarà simile alla seguente:

 

Un taglio del documento che mostra l'impostazione dell'area dedicata ai dati del destinatario.

Un taglio del documento che mostra l'impostazione dell'area dedicata ai dati del destinatario.

 

5.Di seguito, saranno impostati i diversi segnaposto relativi all'oggetto, al numero della fattura, alla data dell fattura e all'importo dovuto:
Scheda per l'inserimento dei "Campi Variabili" nel modello.

Scheda per l'inserimento dei "Campi Variabili" nel modello.

 

 

6.Questa parte del documento sarà simile alla seguente:

 

Un taglio del documento che mostra il testo della lettera con i campi variabili già inseriti. I diversi segnaposto sono evidenziati con un rettangolo rosso.

Un taglio del documento che mostra il testo della lettera con i campi variabili già inseriti. I diversi segnaposto sono evidenziati con un rettangolo rosso.

 

7.Il modello del documento alla fine, sarà simile al seguente esempio:

 

Un taglio del documento intero che mostra l'impostazione completa del modello di esempio.

Un taglio del documento intero che mostra l'impostazione completa del modello di esempio.

 

8.Salveremo il documento in formato "Modello Microsoft Word", e non come documento Word. Per rendere il modello disponibile  e reperibile a tutti gli utenti di AlexPro, lo salveremo nella "cartella dei modelli" già impostata tramite le "Opzioni Comuni".
9.Da questo momento in poi, ogni volta che vogliamo preparare una "Lettera Accompagnatoria" non faremo altro che:
Aprire la Pratica,
Cliccare sul menù "nuovo documento da modello", e
Selezionare questo modello dalla finestra di selezione.

Vedi anche:

Definizione Ruoli delle Parti

Sezione "Parti" nella scheda Anagrafica della Pratica

Anagrafe Contatti

Automazione documenti

Come creare un modello di documento

Come creare un documento da modello